Direzione generale
Biblioteche e istituti culturali

Veloce come l'alato messaggero degli dei, il nuovo sistema informatizzato ERMES ha cambiato le abitudini dei frequentatori della Biblioteca nazionale centrale di Roma.

A un anno dalla sua introduzione, si è conclusa la fase di verifica dei risultati ottenuti: il pubblico esprime soddisfazione per la semplificazione delle procedure di richiesta e consultazione del materiale e per la riduzione dei tempi di attesa. Non più compilazione manuale di moduli, continui ritorni ai banconi di distribuzione per chiedere se un libro è arrivato, pellegrinaggi all'ufficio prestito o al servizio riproduzioni. Tutto avviene tramite ERMES, con il badge che il visitatore riceve al suo ingresso in biblioteca e che gli permette in una sola mossa di accedere a tutti i servizi (lettura, prestito, riproduzioni) e di sapere subito, se quello che cerca è disponibile.

L'utente si reca presso uno dei 124 terminali riservati al pubblico e attraverso la lettura del badge, effettua direttamente sul catalogo automatizzato (OPAC-On line Public Access Catalogue) la ricerca bibliografica per individuare l'opera desiderata. Se questa è presente, chi deve richiederla si identifica passando il badge nell'apposito lettore collegato al terminale. A questo punto può avviare la richiesta automatica di lettura o prestito, inviarla direttamente ai magazzini librari, scegliere la sala di lettura e il posto per la consultazione. In qualsiasi momento è possibile controllare quale posto e quale sala sono stati scelti. E' anche possibile la prenotazione dei volumi per i giorni successivi. Al momento della richiesta ERMES esegue il controllo immediato della effettiva disponibilità dell'opera (il libro può essere in lettura o in prestito), consentendo così all'utente di evitare inutili attese. Da tutti i terminali è possibile controllare in ogni momento lo stato delle proprie richieste, perché ERMES gestisce anche: l’invio dei volumi dai magazzini librari ai banconi delle sale di lettura o al servizio di prestito. L'utente può controllare se l'opera è arrivata in sala, senza dover andare al bancone; la consegna dei volumi al pubblico; l'eventuale deposito dei volumi; il ritiro dei volumi dopo la consultazione; l'invio dei volumi resi al loro piano di appartenenza dei magazzini; tutte le procedure relative alla fotoriproduzione.

E poi c'è  Biblionotizie, un sito informativo destinato al numeroso pubblico della Biblioteca (circa 700 presenze giornaliere). Accessibile sempre attraverso Ermes da tutti i terminali della Biblioteca riservati all’utenza, Biblionotizie è aggiornato quotidianamente. Informa, attraverso testi, immagini e link, sulle novità della Biblioteca e le attività culturali in calendario e in programma. Si tratta di una pubblicazione elettronica a tutti gli effetti, con una identità di comunicazione riconoscibile: la stessa (corredata di link, immagini, allegati) viene inviata via e-mail agli utenti che chiedono di essere informati sulle attività della Biblioteca, mantendo così i contatti con i frequentatori.

Inclusa nel complesso degli interventi in linea (dal sito web al reference a distanza, dal document delivery all’OPAC, dalle comunicazioni mensili via mail agli “inviti elettronici”), Biblionotizie risponde all’obiettivo generale di incrementare la capacità globale di comunicazione della Biblioteca per migliorarne la percezione presso i pubblici di riferimento. È il primo prodotto di comunicazione on-line diretta all’utenza locale ed è un nuovo strumento di comunicazione dell’Ufficio stampa e promozione culturale che contribuisce a coinvolgere il pubblico che frequenta l’Istituto soprattutto nelle iniziative culturali realizzate e in programma.