Direzione generale
Biblioteche e istituti culturali

Per protocollo informatico si intendono tutte le risorse tecnologiche necessarie alla realizzazione di un sistema automatico per la gestione elettronica dei flussi documentali in ottemperanza  alle indicazioni del Testo Unico sulla documentazione amministrativa (DPR 445/2000).

Il DPR 445/2000 nasce dalla necessità di  riunire in un unico testo tutte le norme sulla documentazione amministrativa e sul documento informatico ( DPR 513/97 e DPR 428/98) e rappresenta il compimento della rivoluzione digitale nella P.A avviata dalla legge sulla trasparenza amministrativa (Legge 241/90), e dal riconoscimento della validità giuridica del documento elettronico (Legge 59/1997).

Pertanto, ciascuna Amministrazione deve provvedere alla gestione dei documenti che riceve e produce nell’ambito degli obiettivi previsti dal proprio mandato istituzionale

• adeguando il piano di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati
• individuando le aree organizzative omogenee e i relativi uffici
• istituendo i servizi per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi e nominando i responsabili di tali servizi
• redigendo e adottando il manuale di gestione del sistema documentario
• introducendo  un sistema informatico per la gestione documentale che preveda almeno il nucleo minimo - registrazione, segnatura e classificazione - del protocollo informatico ovvero quelle operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti.
  

L’attività di protocollazione costituisce il punto nevralgico di tutti i flussi di lavoro  in quanto  certifica la provenienza e la data di acquisizione del documento identificandolo in maniera univoca.
 

Gli obiettivi del protocollo informatico sono:

• rendere più efficienti le amministrazioni attraverso l’eliminazione dei registri cartacei  e la razionalizzazione degli uffici di protocollo e dei flussi documentali;
• potenziare la trasparenza dell’azione amministrativa attraverso strumenti che facilitino il diritto di accesso allo stato dei procedimenti e ai relativi documenti da parte dei soggetti interessati.

Per l’attivazione del sistema è necessario predisporre:

• il Titolario di classificazione ovvero quello strumento che consente all’amministrazione di organizzare i documenti correnti prodotti da un determinato soggetto (nel caso specifico, da una Area Organizzativa Omogenea) protocollati  e non secondo uno schema articolato di voci (il piano di classificazione, comunemente detto titolario) che descrive l'attività del soggetto produttore identificandone funzioni e competenze
• il Manuale di gestione ovvero il documento che descrive il sistema di gestione e conservazione di documenti di una Area Organizzativa Omogenea e fornisce le istruzioni per il suo corretto funzionamento  (art. 5 DPCM 31/10/00).

La DGBLIC ha definito il Titolario ed è in fase di conclusione la redazione del Manuale di gestione.

E' possibile consultare la lista della Normativa relativa al Protocollo Informatico.

Per ulteriori informazioni:

Responsabile
Dott.ssa Annamaria Torroncelli
tel. (+39) 06 36216 294
torroncelli@librari.beniculturali.it